Helferkonferenzen

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Im Rahmen des Teilprojektes Helferkonferenzen des Kindernetzwerks Industrieviertel werden Guidelines für Helferkonferenzen erstellt und im Netzwerk veröffentlicht. DSA Brigitte Winter, DSA Mag. Danielle Arn-Stieger, DSA Stephan Dangl



Helferkonferenzen sind ein sinnvolles Instrument zur Klärung des Auftrags- und Problemkontextes. Sie sind wertvoll, um eine differenzierte Diagnose und einen weiterführenden Hilfeplan zu erstellen.


Inhaltsverzeichnis

Indikation:

Eine Helferkonferenz ist dann indiziert, wenn mehrere Ressourcenanbieter sich mit den Eltern und den Kindern bzw. den Jugendlichen koordinieren, um ein definiertes Ziel zu erreichen.

Das auf das Kind bezogene zu erreichende Ziel, sollte in einem Kontrakt zwischen Eltern und HelferInnen festgelegt worden sein (Falls betreffend dem Ziel oder der Umsetzung keine Einigkeit zu erzielen ist, ist auf die möglichen entstehenden Konflikte Rücksicht zu nehmen!).

Dabei werden auf multiprofessioneller Ebene:

  • mögliche Strategien sondiert,
  • Ressourcen für eine differenzierte psychosoziale Diagnose gefunden,
  • Ressourcen gebündelt und
  • die konkrete Umsetzung eines gemeinsamen Ziels geplant.

Haltung:

Es sollte Klarheit darüber herrschen, dass Eltern, Kinder bzw. Jugendliche die wichtigsten und beständigsten Teile des Hilfesystems sind. Damit kommen ihnen zentralen Rollen zu, Hilfepläne gelingen zu lassen und gesetzte Ziele zu erreichen. Das Kind steht im Fokus der Besprechung. Möglich entstandener Druck im Hilfesystem soll verringert werden. Es existiert nicht nur eine Lösung, das ermöglicht mehrere Lösungsansätze zu prüfen und für ungewöhnliche Wege der Zielerreichung offen zu bleiben. Eine wohlwollende Haltung und das Zutrauen in die Kompetenzen der TeilnehmerInnen, vor allem in jene der Eltern, erleichtern zielorientierte Handlungsplanungen und das Schließen von Kooperationsvereinbarungen. Im Idealfall sollte sich die Runde als HelferInnennetzwerk verstehen und daraus eine gemeinsame Stärke entwickeln.

  • Die Einbeziehung der Eltern und Kinder bzw. Jugendlichen steht somit außer Frage. Ausnahmen wären z.B. institutionelle Konflikte, Krisen der Einrichtungen welche großen Druck erzeugen oder Eltern, welche die Teilnahme verweigern.
  • Die Teilnahme der Kinder /Jugendlichen ist wichtig und muss gut vorbereitet werden. Es ist allerdings auf das Strukturniveau und das Alter des Kindes/Jugendlichen Rücksicht zu nehmen. Die Vorteile der Teilnahme von Kindern und Jugendlichen sind:
    • Die Information fließt direkt.
    • Manche Themen (Sorgen, Gefühle) können ohne Umwege vom Jugendlichen deponiert werden, was die Wirkkraft der Intervention steigert.
    • Vereinbarungen werden an Ort und Stelle vor allen Beteiligten getroffen, was die Bündnisbereitschaft erhöht.
    • Es entsteht das Gefühl ernst genommen zu werden.

Wer organisiert die Helferkonferenz:

Eine Helferkonferenz soll von jener Person/Institution organisiert werden, die zu dem Zeitpunkt den besten Überblick über die HelferInnensysteme und deren Ressourcen hat und sich in der Rolle befindet, diese auch zu koordinieren. D.h. ein „Dreh- und Angelpunkt“ in dem Fall zu sein. Das betrifft nicht unbedingt den Entscheidungsträger.


Vorbereitung

Thema

Klare Benennung und Eingrenzung der zu besprechenden Problematik Zieldefinition (Was möchte ich mit der Helferkonferenz erreichen?) Klärung der eigenen Rolle.

Teilnehmer

  • Betroffenes Familiensystem: Die Einbeziehung der Eltern und Kinder bzw. Jugendlichen steht außer Frage. Ausnahmen wären z.B. institutionelle Konflikte, Krisen der Einrichtungen welche großen Druck erzeugen oder Eltern, welche die Teilnahme verweigern.
  • InstitutionsvertreterInnen/ProfessionistInnen (Welche HelferInnen sind am Fall beteiligt und für die Zielumsetzung relevant?)
  • Benötigt eine/r der TeilnehmerInnen eine/n DolmetscherIn (Klärung der Kostenübernahme vorab!)
  • Die Teilnahme der Kinder /Jugendlichen ist wichtig und muss gut vorbereitet werden.

Die Vorteile der Teilnahme von Kindern und Jugendlichen sind:

  1. Die Information fließt direkt,
  2. manche Themen (Sorgen, Gefühle) können direkt von der/dem Jugendlichen deponiert werden, was die Wirkkraft der Intervention erhöht,
  3. Vereinbarungen werden direkt vor allen Beteiligten getroffen, was die Bündnisbereitschaft erhöht und
  4. es entsteht das Gefühl ernst genommen zu werden.
  • Klarheit über die Rollenverteilung der teilnehmenden Personen/Institutionen (jeder/jede HelferIn bringt sich mit seiner/ihrer Fachkompetenz und den Ressourcen der jeweiligen Institution ein. Dies trifft im übertragenen Sinn auch auf die Ressourcen der Eltern zu. Bei den Entscheidungen die zur Lösungsumsetzung beitragen sollen, ist auf die zentrale Rolle der Kinder/Jugendlichen bzw. deren Eltern bedacht zu nehmen.)
  • Auf unterschiedliche Verschwiegenheiten und Zuständigkeiten achten! (Es kann hilfreich sein, die Helferkonferenz in verschiedene Abschnitte mit unterschiedlichen Inhalten zu gliedern und bei Bedarf TeilnehmerInnen nach dem für sie relevanten Teil zu verabschieden.)
  • Die TeilnehmerInnen müssen darauf vorbereitet werden, was sie anbieten können/sollen und welche Erwartungen für die Helferkonferenz an sie gestellt werden.
  • Sondieren möglicher personen-, auftrags- oder institutionsbezoger Konflikte, z.B. welche/r TeilnehmerIn hat den größten Druck.

Planung des Ablaufes

  • Wo soll die Konferenz stattfinden (Ort)? Die Wahl des Ortes hat eine Wirkung auf die Falldynamik (Wer ist derzeit zuständig? Wo ist derzeit der „Dreh- und Angelpunkt?“), sollte (gut erreichbar sein, ausreichend großer Raum zur Verfügung stehen, Versorgung mit Getränken, brauche ich Ausweichräume für Kinder oder Eltern, Möglichkeiten für die Falldarstellung (Beamer, Flipchart, …))
  • Alle TeilnehmerInnen müssen auf einen gemeinsamen Wissensstand gebracht werden, bezogen auf die Themenstellung und die Zielsetzung. (Konzentration auf die wesentlichen Informationen – gut vorbereiten!)
  • Wer stellt den Fall kurz und prägnant vor? (Das Einbeziehen von visuellen Hilfsmitteln erweist sich als hilfreich – Vorbereitung!)
  • Wer übernimmt die Moderation? (ModeratorInnen sollen möglichst neutral dem präsentierten Fall gegenüber stehen, üblicherweise aus der Einrichtung stammen, die einlädt, und über den Fall grob Bescheid wissen. ModeratorenInnen achten auf die Zeit, das Ziel der Besprechung, das jeder/jede TeilnehmerIn in seiner/ihrer Rolle bleibt und Vereinbarungen klar, eindeutig und verständlich formuliert sind. ModeratorenInnen sollen darauf achten, bei großen Konferenzen keine Doppelrolle zu haben oder darauf hinweisen.)
  • Wer übernimmt die Dokumentation?
  • Vorab soll in einer Telefonrunde der Ort, der Termin, der Zeitrahmen, das Thema und die Zielsetzung der Helferkonferenz sowie die möglichen Erwartungen an die einzelnen TeilnehmerInnen besprochen werden.
  • Mögliche Konfliktfelder zwischen den TeilnehmerInnen sollen im Vorfeld identifiziert und Überlegungen angestellt werden, wie damit in der Konferenz umzugehen ist – Anspruch an die Moderation.
  • Zu welchem Zeitpunkt und in welcher Form beziehe ich ein Kind oder einen Jugendlichen in die Konferenz ein?
  • Wer betreut das Kind in der Zeit der Konferenz (Bereitstellen von Möglichkeiten für eine kindgerechte Beschäftigung)
  • Wenn Eltern nicht einbezogen werden können (z. B. bei Institutionellen Konflikten/Krisen – großer Druck, Eltern verweigern die Teilnahme), sollte der Grund mit ihnen klar besprochen und sichergestellt werden, wie sie ihre Anliegen einbringen können und in welcher Form sie zu den Informationen aus der Helferkonferenz gelangen (wichtig für die Transparenz, das Vertrauen und die Kooperation).
  • Sollte eine Vorbesprechung der ProfessionistInnen von Nöten sein, soll diese in einem anderen Raum stattfinden und das Ziel sowie der Zeitrahmen mit den Wartenden besprochen werden.
  • Benötigen einzelne TeilnehmerInnen (Eltern, Kinder, Jugendliche) einen Beistand (emotionale Unterstützung, etc.), kann eine Stützkraft für jene Personen hilfreich sein (Verwandte, Freunde, vertraute professionelle HelferInnen) (die MoteratorenInnen haben in der Gesprächsführung darauf Rücksicht zu nehmen).


Einladung

  • Ort, Datum, Uhrzeit, voraussichtliche Dauer
  • Nennung der TeilnehmerInnen und deren Institution
  • Kurzbeschreibung der Problematik und des Ziels der Helferkonferenz

Durchführung

Begrüßung

  • Begrüßung der TeilnehmerInnen mit Name, Funktion und eventuell der Rolle für diese Besprechung (beratend, unterstützend, entscheidend, berichtend)
  • Besondere Begrüßung der Eltern und/oder der Kinder bzw. der Jugendlichen. (Diese nehmen die zentrale Rolle im System ein! Ermutigung, jederzeit nachzufragen)
  • In der Begrüßung sollte weiters die Wertschätzung aller TeilnehmerInnen zum Ausdruck gebracht werden. (Das Kind steht im Fokus. Druck soll herausgenommen werden. Es gibt nicht nur eine Lösung - Offenheit für Ungewöhnliches. Wohlwollende Haltung der TeilnehmerInnen untereinander. Das Zutrauen in die Kompetenzen der TeilnehmerInnen, aber vor allem in die der Eltern soll gegeben sein. Im Idealfall sollte sich die Runde als HelferInnennetzwerk verstehen und daraus eine gemeinsame Stärke entwickeln.)
  • Die TeilnehmerInnen sollen darauf hingewiesen werden, sich für alle Beteiligten verständlich auszudrücken.
  • Es soll die Möglichkeit geschaffen werden, dass die TeilnehmerInnen einander partnerschaftlich auf einer Ebene begegnen können. (Auf fachliche Kompetenzen, Hierarchien, gesetzliche Aufträge oder institutionelle Rollen hat dies natürlich keinen Einfluss!)


Einleitung

  • Zeitstruktur (visuell) klarstellen (Erklären des Ablaufes - wofür, wann Zeit ist, Pausen, Gliederung der Besprechung, wann und wie nicht teilnehmende Eltern, Kinder bzw. Jugendliche informiert oder einbezogen werden, etc.)
  • Thema und Ziel der Konferenz nochmals kurz (visuell) darstellen (auf mögliche Differenzen der TeilnehmerInnen hinweisen, zur Besprechung der Konfliktfelder ein definiertes Zeitfenster in Aussicht stellen – man vermeidet damit sich direkt in ein Konfliktgespräch zu begeben und damit das Ziel der Besprechung aus den Augen zu verlieren) (Die Moderation ist dafür verantwortlich, dass alle Informationen, die zur Themenbearbeitung notwendig sind, rasch auf den Tisch kommen, um später genügend Zeit zur Verfügung zu haben, Lösungen im Sinne der Zieldefinition zu erarbeiten.)


Falldarstellung

  • Achtung: Diese Phase ist in Bezug auf die Integration des Familiensystems besonders sensibel. (Es geht darum, familiäre Probleme Erkrankungen, Störungen (des Kindes/Jugendlichen oder auch der Eltern) oder Hypothesen dazu in einer oft großen Runde darzustellen. Diese Inhalte sind meist schambesetzt oder bei den Eltern mit dem Gefühl behaftet, versagt zu haben. Hier ist auf die persönliche Integrität der einzelnen Familienmitglieder zu achten. Die Eltern müssen immer wieder einbezogen werden, um auch die Expertenrolle, die ihnen zukommt, einnehmen zu können. Es ist auf Vorhaltungen, Belehrungen, etc. zu verzichten, dies kann nicht das Thema oder das Ziel der Helferkonferenz sein.)
  • Eine Person der einladenden Institution, soll den Fall darstellen. Die Moderation ist verantwortlich, dass alle Beteiligten zu Wort kommen, um eine möglichst multiprofessionelle Darstellung der Situation zu erreichen. (Wichtig ist, kurz und prägnant zu bleiben und sich nicht in zeitraubenden Nebenschauplätzen zu verlieren. Hilfsmittel wie Genogramm, Timeline, etc. erweisen sich oft als hilfreich. Alle TeilnehmerInnen, vor allem die aus der Familie, sind einzubeziehen – nachfragen.).
  • Es sollen die aktuelle Problemsituation, bisherigen Interventionen, die Familienzusammensetzung und die möglichen Ressourcen des Systems Familie/HelferInnen dargestellt werden. (Nicht alles aus der Familiengeschichte ist relevant für die Helferkonferenz, auf das Trennen von Fakten, persönlichen Eindrücken und Hypothesen ist dabei zu achten) (Hier kann nun thematisiert werden, welcher TeilnehmerIn den größten Druck hat).


Arbeit am vorgegebenen Thema

  • Im Sinne des Themas und des zu erreichenden Ziels, sollten nun alle vertretenen Einrichtungen die Möglichkeit erhalten ihre Ressourcen oder Wünsche darzulegen. (Dabei erweist es sich nun als sehr hilfreich die Teilnehmer auf diese Situation vorbereitet zu haben.)
  • Differenzen und unterschiedliche Sichtweisen betreffend dem Ziel oder dem Weg dorthin sind klar anzusprechen und der Diskussion darüber ist Raum zu geben.
  • Ergebnis Realitätsprüfung: Es muss den regionalen - persönlichen Möglichkeiten des Familien-/Helfersystems entsprechen und finanzierbar sein.)
  • Klärung der Verantwortlichkeiten und Verteilung der Aufgaben für den Weg der Zielerreichung. Wann werden die nächsten Interventionen von wem gesetzt? Planung von Kooperationen. (Wer stellt sicher, dass die Ergebnisse in den Hilfeplan einfließen?)


Schluss

  • Zusammenfassen der Ergebnisse durch die/den ModeratorIn (Das bringt mehr Verbindlichkeit für die Umsetzung des erarbeiteten Ergebnisses und führt somit zu einer Vereinbarung. Andererseits können nochmals Differenzen offengelegt werden, welche ausgeräumt oder benannt werden müssen. Eine Lösung ist unter Umständen erst zu einem späteren Zeitpunkt möglich. Wichtig dabei wäre zu formulieren, was dazu erforderlich ist und ob eine weitere Helferkonferenz zu einem späteren Zeitpunkt unter andern Voraussetzungen Sinn macht.)
  • Gemeinsame Formulierung des Ergebnisses mit Aufgabenverteilung und Zeitrahmen der Umsetzung. Klärung, was wie im Protokoll festgehalten werden soll. (Dabei werden die Lösungsumsetzung, die Verantwortlichkeiten und die Aufgabenverteilung gemeinsam so formuliert, dass diese direkt in das Protokoll übernommen werden können.)
  • Weitere Schritte planen
  • Es kann sein, dass Kinder oder Jugendliche erst zu diesem Zeitpunkt hinzugerufen werden können. (Vorher ist zu klären, wer den Kindern die Gesprächsinhalte und die Vereinbarungen darlegt. Es ist darauf Rücksicht zu nehmen, die Bedürfnisse oder die Befürchtungen des Kindes oder des Jugendlichen, die in der Vorbereitung bereits vorsondiert wurden, nun anzusprechen. Es soll die Möglichkeit für Rückfragen des Kindes oder des Jugendlichen geben. Wenn die Gruppe zu groß oder die Situation zu bedrohlich erscheint, könnte z.B. eine Abordnung der Konferenz dem Kind oder der/dem Jugendlichen die Ergebnisse der Besprechung in einem anderen Raum auseinandersetzen. Es sollte aber eine Rückmeldung unmittelbar nach der Helferkonferenz erfolgen.)
  • Es ist Aufgabe der Moderation, die Eltern oder die Kinder bzw. Jugendlichen während der der Konferenz immer wieder in das Zentrum zu rücken

Nachbereitung

  • Protokoll
  • Verfassen eines Protokolls und versenden an alle TeilnehmerInnen (Darin können auch noch Informationen zu nachfolgenden Besprechungen mit Kindern/Jugendlichen oder Eltern enthalten sein, wenn diese nicht an der Helferkonferenz teilnehmen konnten)
  • Versenden eines Protokolls an alle TeilnehmerInnen (Es sollen alle besprochenen Punkte und Vereinbarungen enthalten sein. Das Protokoll muss auch Auskunft darüber geben, wer für die Umsetzung verantwortlich ist.)
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